Provincia ja Heinolan kaupunki saivat alkuvuonna päätökseen ison yhteisen projektin, jossa käyttöönotettiin kaupungille talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät. Palvelutuotanto alkoi tammikuussa, jolloin myös ensimmäiset palkat menivät maksuun. Palkkojen maksu on aina konkreettinen ja jopa jännittävä aihe. Mikäli siinä epäonnistuttaisiin, se näkyisi ja kuuluisi laajalti. Äkkiseltään tätäkin voisi ajatella yksinkertaisemmaksi toimeksi, jota se ei tietenkään ole. Tiimi tekee lähes täysipäiväisesti 6-8 kk:tta töitä järjestelmien ylös nostamiseksi. Ja kaikki kulminoituu siihen yhteen päivään, jolloin palkat tulee olla maksussa. Jos yksikin bitti on poikittain tai lähdeaineisto epäkuranttia, perästä kuuluu. Nyt ei onneksi ole perästä kuulunut. Negatiivisessa sävyssä ainakaan.
Päijät-Hämeen kunnat ja kaupungit alkavat olla lähes kaikki Provincian asiakkaita. Viime vuonna itäisestä Päijät-Hämeestä saimme Heinolan lisäksi myös Hartolan kunnan asiakkaaksemme. Molempien asiakkaiden kohdalla voi henkilökohtaisesti todeta, että luottamuksellinen suhde on hyvällä alulla. Pidän äärimmäisen tärkeänä, että palvelua tuottavalla yhtiöllä on aikaa kuunnella asiakasta. Ja oikeasti kuulla, mitä heillä on sanottavana. Asiakkaan tarpeeseen vastaaminen korostuu tällaisessa yhtiössä, jossa asiakkaat ovat omistajia. Yksityisen sektorin palveluntuottajat voivat määritellä enemmän yhtiökeskeisesti tuotteet ja palveluprosessit. Toki sielläkin asiakkaan rooli on tärkeä, mutta rajatulle omistajajoukolle palvelua tuotettaessa, on asiakkaan tarve keskeisin asia.
Asiakkaan kanssa on syöty monet aamupuurot yhdessä ja käyty erilaisissa tilaisuuksissa. Tultu tutuiksi. Yhteydenpito on välitöntä. Ja luottamuksellista. On varsin ”ok” laittaa virka-ajan ulkopuolellakin se WhatsApp -viesti jos jokin asia on mielessä. Tätä kumppanuutta haluan vaalia. Oli ilo saada myös Heinolan ajatuksia, miten suoriuduimme. Alla Heinolan kaupungin hallinto- ja kehitysjohtaja Hanna Hurmola-Remmi kuvaa mennyttä projektia. Kiitos Heinola!
Muutoksen onnistumisessa kaiken a ja o on tiivis ja avoin vuoropuhelu
Takanamme on varsin työntäyteinen vuosi talous- ja hr-järjestelmien uudistusprojektin parissa. Syksyllä 2022 teimme Heinolassa ratkaisun vaihtaa palvelutuottajaa ja tässä yhteydessä myös laittaa uusiksi kertarytinällä sekä talouden että hr:n järjestelmät, jotka olivat meillä jo aikansa eläneet.
Muutos on ollut Heinolan kaupungille todella suuri; meillä on vaihtunut vuoden 2024 alusta palvelutuottaja, kaikki talouden ja hr:n käytössä olevat järjestelmät, tähän liittyen myös laskentatunnistemalli ja tilikartta. Taloussuunnittelujärjestelmä otettiin käyttöön jo kesäkuussa 2023. Osana muutosta olemme myös käyneet läpi talouden ja hr:n prosesseja ja tehneet muutoksia toimintatapoihin kaupungin sisällä. Kyseessä on siis ollut kokonaisvaltainen muutos.
Näin suuressa muutoksessa ja uudistuksessa mikään ei mene ihan niin kuin Strömsössä ja tähän olimme myös varautuneet. Haasteita matkan varrella on toki ollut, mutta mikään asia ei ole osoittautunut mahdottomaksi ja ongelmia on ratkottu yhteistyössä tapaus kerrallaan. Kokonaisuutena muutosprojekti on ollut onnistunut, vaikka projekti vielä hieman kesken onkin. Olemme myös jo nyt saaneet henkilöstöltä ja esihenkilöiltä myönteistä palautetta hyvistä käyttöönottokoulutuksista, järjestelmien helppokäyttöisyydestä sekä Provincian nopeista vasteajoista.
Muutoksen onnistumisessa kaiken a ja o on tiivis ja avoin vuoropuhelu, ja tämä on Provincian kanssa toiminut hyvin. Uudessa palvelukeskuksessa asiakkaan toimintaympäristön ja prosessien ymmärtäminen, jotta järjestelmät voidaan rakentaa tukemaan näitä annetussa aikataulussa, on tarkoittanut myös molemmin puolista venymistä, priorisoimista ja kompromissien tekemistä, joskus jopa äärirajoilla. Olemme kuitenkin kokeneet, että meitä on kuultu projektin aikana ja asioihin on tartuttu ripeästi ja projektia johdettu yhteistyössä ammattimaisesti.
Myös meidän oman henkilöstömme panos on ollut merkittävä sekä talouden että henkilöstöpalveluiden sekä ict-palveluiden osalta. Henkilöstömme on ollut todella sitoutunut projektin toteuttamiseen. Saimme myös Heinolan kaupungille projektipäällikön, joka piti tiukkaakin tiukemmin ohjat käsissään meidän päässämme, mikä on osaltaan vaikuttanut onnistumiseen. Tähän asiakkaan omaan resurssointiin suosittelen myös muita Provincian muutosprojektiin ryhtyviä asiakkaita panostamaan. Muutoksen toteuttamista tehdään yhdessä. Yksin palveluntuottajalle vastuuta ei voi ulkoistaa.
Olemme toivottavasti kyenneet antamaan projektin toteutuksessa uutta oppia myös Provincialle mm. kuntaorganisaation toiminta- ja talousprosesseihin liittyen. Olemme tiettävästi myös ensimmäinen Provincian asiakas, jossa on rakennettu kirjautumiset Provincian järjestelmiin (Raindance, Basware, UDP-rajapinta, Populus ja Personec) yhden liitynnän kautta, vaikka meillä kaupungissa on sekä hallinto- että opetusympäristö. Tästä on varmasti hyötyä myös Provincian muiden asiakkaiden tulevissa projekteissa.
Jatkon osalta toivon, että meille muodostuu Provincian kanssa kehittäjäkumppanuussuhde eli peruspalvelutuotannon lisäksi voimme yhdessä Provincian ja myös muiden Provincian asiakkaiden kanssa edelleen kehittää järjestelmiä ja prosesseja johtamista tukevaksi. Odotan tätä kehittämisyhteistyötä innolla!
