Palkkaprosessissa käsitellään valtava määrä tietoa, jonka on oltava oikein ja keskenään yhteensopivaa. Provincian automaatiokehityksessä rakennettu Pino automatisoi palkkaprosessin tarkastuksia ja kokoaa keskeiset huomiot yhteen näkymään, mikä helpottaa asiantuntijoiden työtä ja vapauttaa aikaa olennaiseen.
Oikea palkka muodostuu monen tiedon yhteisvaikutuksesta. Palvelussuhteen, palkkauksen, työajan, poissaolojen ja lomien kaltaisten tietojen lisäksi palkkaprosessissa käsitellään lukuisia muita tietoja, joilla voi olla vaikutusta palkanmaksuun, kirjanpitoon ja raportointiin. Näiden tietojen oikeellisuutta ja keskinäistä yhteensopivuutta varmistetaan palkkaprosessin eri vaiheissa.
Provincian automaatiokehityksessä rakennettu Pino tukee palkanlaskentaa automatisoimalla tarkastuksia ja kokoamalla palkkaprosessin keskeisiä tarkastuksia ja huomioita yhteen näkymään.
Automaatiokehityksestä vastaavan Terhi Suikkilan ideoima Pino on otettu käyttöön palkkatiimeissä kesälomakauden jälkeen. Pinon lähtökohtana on ollut hyödyntää automaatiota erityisesti työssä, jossa kone voi tukea palkanlaskennan asiantuntijaa tehokkaimmin: suurten tietomäärien systemaattisessa tarkastamisessa ja huomiota vaativien asioiden tunnistamisessa.
”Palkan oikeellisuuteen vaikuttaa suuri määrä tietoja ja niiden välisiä yhteyksiä. Automaation vahvuus on siinä, että voimme tarkastella näitä tietoja systemaattisesti ja tuoda asiantuntijan huomion tilanteisiin, jotka edellyttävät tarkempaa selvittämistä”, Suikkila kertoo.
Automaation avulla voidaan myös tehdä sellaisia tietojen ja kokonaisuuksien vertailuja, joiden kattava tarkastaminen käsin olisi työlästä. Näin Pino ei ainoastaan tehosta nykyistä tekemistä, vaan tuo uusia mahdollisuuksia palkanlaskennan laadunvarmistukseen.
Varhainen havainto antaa enemmän aikaa toimia
Yksi Pinon keskeisistä hyödyistä on mahdollisuus tehdä tarkastuksia jo palkkaprosessin varhaisissa vaiheissa. Kun tarkastettava asia tunnistetaan hyvissä ajoin, sen selvittämiselle jää enemmän aikaa ennen prosessin seuraavia vaiheita.
Tästä hyötyy myös asiakas. Jos havainto edellyttää asiakkaalta esimerkiksi tiedon tarkistamista, täydentämistä tai muuta toimenpidettä, asia voidaan nostaa esiin aiemmin. Asiakkaalle jää näin enemmän aikaa reagoida ilman, että selvittäminen painottuu lähelle palkanmaksua tai muuta määräaikaa.
”Varhainen tarkastaminen antaa parhaimmillaan lisää aikaa koko ketjulle. Kun saamme tiedon asiasta aiemmin, voimme tarvittaessa olla asiakkaaseen yhteydessä jo tässä vaiheessa. Silloin asian selvittämiselle on enemmän aikaa”, Suikkila kuvaa.
Pino kokoaa yhteen esimerkiksi henkilöstötietojen huomautuksia ja virheilmoituksia, käsittelyä edellyttäviä henkilöstötapahtumia, päättyviä palvelussuhteita ja lopputilejä sekä palkan ja palkkakirjanpidon tarkastukset. Tarkastuksissa voidaan hyödyntää tietoja myös eri järjestelmistä. Esimerkiksi Personecin ja Raindancen tietojen vertailulla voidaan tunnistaa kirjaustunnisteisiin liittyviä huomioita jo ennen palkka-ajoja ja kirjanpitosiirtoja.
Automaatio tukee asiantuntijatyötä
Pinon tehtävänä on tehdä systemaattista tarkastustyötä ja tuoda asiantuntijan huomiota edellyttävät asiat näkyviksi. Palkanlaskennan asiantuntijan tehtäväksi jää arvioida havainto, selvittää tilanne ja huolehtia tarvittavista toimenpiteistä sekä yhteydenpidosta asiakkaan kanssa.
Pinon kehittäminen jatkuu yhdessä palkkapalveluiden asiantuntijoiden kanssa. Jo rakennettu perusta mahdollistaa uusien tarkastusten tuomisen mukaan vaiheittain sekä huomioida erilaisia toiminnallisia tarpeita jatkokehityksessä.
”Pino ja sen kaltaiset sääntölogiikkaa suorittavat automaatiot kehittyvät vaiheittain, eikä kaikkea ole tarkoituksenmukaista rakentaa kerralla valmiiksi. Pinossa automaatio tukee jo nyt päivittäistä työtä, ja samalla saamme käytännön kokemusta siitä, miten määritellyt tarkastukset toimivat erilaisissa tilanteissa. Näin pystymme kehittämään kokonaisuutta edelleen todellisen käytön pohjalta ja saamme automaatiosta hyötyä jo kehityksen aikana”, Suikkila summaa.