Budjetointi etenee asiakkailla eri tahtiin, mutta kaikille on tärkeää, että tarvittavat asiat ovat kunnossa hyvissä ajoin. Provincia haluaa vahvistaa asiakkaiden kanssa käytävää keskustelua ja tarjota budjetointiin tukea entistä ennakoivammin.
Syksy on budjetoinnissa kiireistä aikaa. Keväällä on hyvä sopia tulevan vuoden budjetoinnin käytännöistä, mutta syksyllä ollaan jo kuluvan budjetointikierroksen loppuhuipennuksessa.
”Jos budjetoinnissa on jotain, mikä mietityttää, ottakaa asia asiakaspalavereissa rohkeasti puheeksi. Myös ProPalvelun kautta voi kysyä, jos budjetointiin kaipaa tukea. Sinne on luotu uusi palvelupolku (taloussuunnittelu – yhteydenotot budjetointiin ja ennustamiseen liittyvissä asioissa) budjetointiin liittyville kysymyksille”, Provincian taloussuunnitteluprosessin kehitysvastaava Elina Vainio sanoo.
Aina on hyvä hetki kysyä
Asiakkaiden tarpeet ja kysymykset ovat Vainion mukaan hyvin monenkirjavia. Kyse ei ole pelkästään budjetointijärjestelmän käytöstä, vaan usein myös asiakkaan omassa toiminnassa tapahtuvista muutoksista, jotka vaikuttavat talousarvion valmisteluun.
Provincian kirjanpidon yhteyteen perustettu taloussuunnittelun ja raportoinnin pientiimi tarjoaa asiakkaille jatkuvaa tukea ja matalan kynnyksen keskusteluyhteyden.
”Moni asia on helpompi ratkaista ennakkoon kuin kiireisessä budjetointivaiheessa. Usein autamme asiakkaita esimerkiksi organisaatiomuutosten, kustannuspaikkarakenteiden tai muiden laskentatunnisteiden muutosten suunnittelussa. Muutokset voivat vaikuttaa merkittävästi siihen, miten talousarvio rakennetaan ja miten tietoja voidaan myöhemmin seurata ja raportoida.”
Vainion mukaan asiakkaat eivät aina tule ajatelleeksi, että organisaatiossa tapahtuvat muutokset vaikuttavat myös jo valmisteltuun talousarvioon.
”Jos esimerkiksi kustannuspaikkoja, toimialoja tai muita laskentatunnisteita muutetaan, myös talousarvion rakenteiden on vastattava uusia hierarkioita. Tyypillinen tilanne on, että vanhoja tunnisteita halutaan sulkea, vaikka niille on vielä budjetoitu euroja. Tällaiset asiat on hyvä käydä läpi ajoissa, jotta vältytään ylimääräiseltä työltä ja viime hetken korjauksilta.”
Tuen tarve vaihtelee asiakkaan koon ja resurssien mukaan.
”Pienemmälle asiakkaalle voimme tarjota käytännön apua budjetin laatimiseen ja järjestelmän käyttöön. Suurempien asiakkaiden kanssa keskustelut liittyvät usein talouden rakenteisiin, raportointitarpeisiin, organisaatiomuutosten vaikutuksiin sekä siihen, miten budjetointi ja raportointi tukevat johtamista mahdollisimman hyvin.”