Usein kysytyt kysymykset

Haen Kelalta osittaista hoitorahaa ja tarvitsen todistuksen työajasta, miten toimin?
Omasta HR-järjestelmästä (ESS, Populus, HR-työpöytä) saa tulostettua todistuksen työajasta, jonka voit toimittaa hakemuksesi liitteenä Kelaan.

Miten toimin, jos isyyslomani ei alakaan suunniteltuna päivänä?
Isyysloma haetaan ajoissa parhaan sen hetkisen tiedon mukaisena. Mikäli tilanne muuttuu, tehdään järjestelmään korjaus. Kelaan isyyslomien ajankohta ilmoitetaan Provinciasta aina vasta elettyjen päivien jälkeen, joten silloin tieto on jo oikea. Huom: lapsen syntymän päivää ei merkitä isyysvapaaksi, kirjaus aloitetaan seuraavasta päivästä.

Olen jäämässä äitiyslomalle, mitä tarvitsee huomioida?
Äitiysloma kirjataan järjestelmään kahtena erillisenä rivinä. Kelasta saat ajanjaksot tiedoksi esim. kela.fi -sivulta löytyvällä laskurilla. Äitiyslomakaudelta työnantaja maksaa palkkaa 72 arkipäivää, sen jälkeen saat päivärahan Kelalta. (Tätä 72 arkipäivän jaksoa ei eritellä HR-järjestelmään, vaan koko 105 päivän jakso yhtenäisenä.) Vanhempainrahakausi kirjataan omana tietonaan erikseen.

Raskaustodistusta ei tarvitse lähettää Provinciaan. Provincia ilmoittaa perhevapaiden palkkatiedot kuukausittain Kelaan. Ensimmäinen ilmoitus tehdään sen kuukauden aikana, jolloin poissaolo alkaa.

Lapsen tilapäinen hoitovapaa, toimitanko todistuksen Provinciaan?
Lasten todistuksia ei toimiteta Provinciaan.

Sairauspoissaoloni jatkuu vuorovapaideni/viikonlopun yli, voinko jättää hankkimatta todistuksen näiltä vapaapäiviltä?
Yhtäjaksoinen sairauspoissaolo käsittää myös vapaapäivät ja viikonloput ja myös niiden ajalta tulee olla todistus (+ poissaolokirjaus).

Lääkäri ei ole rastittanut todistukselle vapaa-ajan tapaturmasta kertovaa ruutua, kirjaanko tavallisena sairauslomana?
Poissaolot kirjataan todellisen tilanteen mukaisina eli kun tiedätte kyseessä olleen tapaturma, valitaan kuhunkin tilanteeseen oikea syykoodi kirjaukseen riippumatta siitä, onko lääkäri huomannut rastin lisätä lomakkeelle.

Mikä on TEM käyttäjätunnukseni?
Ota yhteyttä Provincian TEM-tiimiin joko sähköpostitse matkalaskut@provincia.fi tai puhelimitse 03 – 821 4030.

Olen hukannut/unohtanut salasanani, mistä saan uuden?
Ota yhteyttä Provincian TEM-tiimiin joko sähköpostitse matkalaskut@provincia.fi tai puhelimitse 03 – 821 4030. He resetoivat salasanasi ja saat ohjeet uuden salasanan luomiseen.

Milloin teen matkalaskun ja milloin kululaskun? Entä matkasuunnitelman?

• Matkalasku tehdään yleensä silloin, jos olet oikeutettu päivärahaan / ateriakorvaukseen matkallasi, eli kyseessä on virantoimitus- tai virkamatka. Samalle laskulle kannattaa laittaa myös kaikki kyseiseen matkaan liittyvät kulut.
• Kululasku tehdään, jos olet ostanut tuotteita/palveluita omalla rahallasi, tai ajanut työajoja omalla kulkuneuvollasi. Myös työnantajan myöntämällä First Cardilla tehdyistä ostoksista luodaan kululasku.
• Kotimaan matkoissa matkasuunnitelman tekemistä suositellaan, sillä se helpottaa kulujen ja päivärahojen laskemista ja on myös hyvä pohja matkan jälkeen tehtävälle matkalaskulle. Ulkomaan matkoista matkasuunnitelma tulisi tehdä aina. Noudata matkasuunnitelmien tekemisessä kuitenkin aina oman yksikkösi ohjeita, jotka saat esimieheltäsi.
• Epävarmoissa tilanteissa varmistathan esimieheltäsi, miten yksikössäsi toimitaan kulu- ja matkalaskujen sekä matkasuunnitelmien suhteen.

Mistä saisin ohjeita laskujen tekemiseen?
Kirjauduttuasi TEMiin näkyy vasemmalla Tervetuloa-valikko. Valikon alimmaisesta kohdasta löydät ohjeet laskujen tekemisestä ja niiden eri vaiheista.

TEM-tiimi myös auttaa tarvittaessa sähköpostitse tai puhelimitse: ota silloin yhteyttä joko matkalaskut@provincia.fi tai 03 – 821 4030.

Laskulla lukee ” Dokumentti on laadittu XX päivää myöhässä”, mitä se tarkoittaa?
Matkalaskut suositellaan tehtäväksi kahden kuukauden kuluessa matkasta. Varmista esimieheltäsi, että maksetaanko matkalaskun korvaukset sinulle silti. Saat laitettua laskun tästä tekstistä huolimatta eteenpäin tarkastettavaksi.

Sain sähköpostiini viestin, että laskuni on hylätty. Miksi, enkö olekaan oikeutettu korvauksiin?
Yleensä kyseessä on täydellisen hylkäämisen sijasta vain palautus, jossa joko tarkastaja tai hyväksyjä on palauttanut laskun matkustajalle lisätietoja tai korjauksia varten:

• Kirjaudu TEM-järjestelmään ja mene vasemmasta reunasta Tehtävät -> Keskeneräiset. Palautetussa laskussa näkyy punainen merkkikuvake.
• Klikkaa kyseistä laskua, jolloin pääset sitä muokkaamaan.
• Katso alareunan Kommentit-välilehdeltä palautuksen syy ja korjausohjeet.
• Laita lasku sitten lopuksi taas kiertoon tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi, kun olet tarvittavat korjaukset ja lisäykset tehnyt.

Kuka on laskuni hyväksyjä?
Laskujen hyväksyjänä toimii yleensä oma esimiehesi. Muussa tapauksessa hän osaa kertoa kenelle laskut lähetetään hyväksyttäväksi.

En löydä oikeaa tarkastajaa / hyväksyjää listalta
Pyydämme ottamaan yhteyttä Provincian TEM-tiimiin joko sähköpostitse matkalaskut@provincia.fi tai puhelimitse 03 – 821 4030 tarkastajan / hyväksyjän oikeuksien tarkastamista varten.

Milloin korvaukset maksetaan minulle?

• Maksatusajo tehdään kerran viikossa. Silloin kaikki Hyväksytty-tilassa olevat laskut (eli hyväksyjä on laskun hyväksynyt) lähtevät maksuun.

Mistä saan tietää laskujeni tilanteen, tai onko korvaukset jo maksettu minulle?

• Saat asian selville kirjautumalla TEM-järjestelmään ja klikkaamalla aloitussivun vasemmasta reunasta Tehtävät-kohdasta:
  • Keskeneräiset: Tässä näkyvät Kesken-tilassa olevat laskut, eli et ole lähettänyt niitä vielä kiertoon tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi, tai lasku on palautunut sinulle korjattavaksi.
  • Käsittelyssä: Lasku on kierrossa ja odottaa joko tarkastusta, hyväksymistä tai siirtoa maksuun. Kunkin laskun Historia-välilehdellä näet mitä vaihetta lasku odottaa.
  • Käsitelty: Tässä tilassa olevat laskut on maksettu sinulle.
• Tarkemmat selitykset löydät TEMin MitenVideo-osuudesta Suunnitelmien ja laskujen selailu.

Matkalaskuni korvauksia ei näy palkkalaskelmallani, enkö saanutkaan niitä?
Korvaukset maksetaan suoraan sille pankkitilille, kuin mille palkkasikin maksetaan.

Mikä on YEL-todistus ja miksi se pitää toimittaa?
Nykyisen eläkelain mukaan kaikessa työssä tulee huomioida onko yrittäjän/työsuorituksen tekijän osalta eläkekustannukset huomioitu palvelua ostettaessa.

Valtion, kunnan ja kuntayhtymien organisaatioilla on velvollisuus tutkia eläkevakuutuksen olemassaolo.

Mistä tiedän, tuleeko minun pyytää toimittajalta YEL-vakuutus?
Mikäli toimittaja on yksityinen elinkeinonharjoittaja / toiminimi ja lasku sisältää työtä / palvelua, tulee toimittajan todistaa, että hän on vakuuttanut yritystoimintansa niin sanotulla YEL-vakuutuksella. YEL-vakuutus vaaditaan täysi-ikäisiltä, alle 68-vuotiailta ammatinharjoittajilta. Mikäli toimittajan mielestä hänen harjoittamansa yritystoiminta on vapautettua em. vakuutuksesta, tulee hänen pystyä se pyydettäessä toimittamaan.

Sain toimittajalta YEL-vakuutustodistuksen. Mihin minun tulee se toimittaa?
Toimitathan YEL-vakuutustodistuksen ostoreskontran sähköpostiin raindance@provincia.fi. Laskukeskuksenhoitaja kirjaa laskulle tiedon, että YEL-vakuutus on kunnossa. Tämän jälkeen voitte käsitellä laskun loppuun normaaliin tapaan.

Pyysin toimittajalta YEL-vakuutuksen vastikään. Saimme nyt häneltä uuden laskun. Tuleeko YEL-todistus pyytää uudestaan?
Provincia säilyttää YEL-vakuutustodistuksia vuoden verran, minkä jälkeen toimittajalta tulee pyytää uusi todistus vakuutuksen voimassaolosta. Mikäli edellinen todistus on päivätty yli vuosi sitten, ei se ole enää pätevä.

SAP kirjanpito

Tekemäni muistio on palautettu, mitä minun tulee tehdä jotta saan muistion korjauksen jälkeen takaisin tallennettua?
Katso ohje SA- tai KU- muistiotosite portaalissa kohta: Hylätyn tositteen korjaus

Milloin alkaa käyttöomaisuushankinnan poistolaskenta (SAP)?
Hankintakuukautta seuraavan kuukauden alusta tai asiakkaan määrittelemänä ajankohtana.

Ostolaskut

Jään lomalle/pois töistä. Miten saan minulle kuuluvat laskut ohjautumaan poissaoloni ajan sijaiselleni?
Ennen ennalta tiedossa olevaa poissaoloa jokainen käyttäjä voi itse sulkea laskulaatikkonsa, kääntää siellä olevat laskut sijaiselleen sekä määrittää poissaolon keston ja sijaiskäsittelijän poissaolon ajaksi. Yllättävän poissaolon sattuessa voidaan em. toimenpiteet tehdä pyynnöstä myös Provincian laskunkierrättäjien toimesta.

Missä tiedostomuodossa sähköpostilla toimitettavat laskut, maksuosoitukset ja muut maksuun menevät aineistot tulee toimittaa?Ostolaskuportaaliin voidaan siirtää ainoastaan PDF-muotoisia tiedostoja, joten kaikkien tiedostojen tulisi olla tallennettuna PDF-muotoon ennen niiden lähettämistä.

Laskulle kuuluu liite. Miten saan lisättyä sen laskulle? Liitetiedosto voidaan skannata laskun perään samaan PDF-tiedostoon. Toinen vaihtoehto on odottaa, että lasku laitetaan kiertoon, ja lisätä sitten liitetiedosto ostolaskuportaalin Liitä-toiminnolla. Jälkimmäistä tapaa käyttäessä liite tulee nimetä niin, että tiedostonimi ei sisällä ääkkösiä eikä erikoismerkkejä.

Minulle kierrätettiin lasku, joka ei kuulu minulle. Miten minun tulee tässä tilanteessa toimia?
Välillä esimerkiksi johtuen puutteellisista laskumerkinnöistä, laskua ei osata kierrättää heti ensimmäisellä yrittämällä oikealle henkilölle asiakkaan päässä. Jos tiedät, kenelle lasku saattaisi kuulua, kierrätäthän laskun suoraan hänelle käyttämällä Kierrätys-välilehden toimintoa. Muista lopuksi poistaa itsesi kierrosta.

Minulle saapui kierrossa lasku, joka on virheellinen ja siihen tarvitaan hyvitys. Miten toimin?
Mikäli lasku on virheellinen, eikä sitä makseta, reklamoi toimittajaa ja säilytä lasku omassa laatikossasi niin kauan, että sinulle kierrätetään veloituksen kumoava hyvityslasku. Palauta tämän jälkeen molemmat laskut samalla kertaa keskukseen toiminnolla Nopeuta à Laita laskuille mukaan kommentit, että molemmat laskut saa mitätöidä. Mikäli laskuun saapuu vain osahyvitys, tulee molemmat laskut kierrättää loppuun asti.

En saa laskua tiliöityä / asiatarkastettua / hyväksyttyä. Miten toimin?
Ostolaskuportaalissa on käyttöoikeuksilla määritelty, mitä kukakin käyttäjä pystyy tekemään. Jos et saa suoritettua loppuun sitä toimintoa, mihin sinulla on oikeudet, niin kirjaathan tästä tiedon laskun kommentteihin ja palautat laskun keskukseen toiminnolla Nopeuta à Voit myös olla yhteydessä ostolaskutiimiin sähköpostitse tai puhelimitse yhteiseen tiiminumeroon.

Voinko palauttaa laskun ongelmatilanteessa suoraan sen minulle välittäneen laskukeskuksenhoitajan laatikkoon?
Mikäli tarvitset apua laskun käsittelyyn, palauta lasku laskunkäsittelijöiden yhteiseen laatikkoon toiminnolla Nopeuta à Vastaavasti voit olla yhteydessä puhelimitse yhteiseen tiiminumeroon tai sähköpostitse yleiseen tiimisähköpostiin, mutta vältäthän yhteydenottoa suoraan yksittäiseen laskukeskuksenhoitajaan. Näin voimme esimerkiksi poissaolotilanteissa varmistaa asiakaspalvelumme toimivuuden.

Mikä laskutusosoite minun tulee antaa tavaran-/palveluntoimittajalle tilausta tehdessäni? Laskut tulee ensisijaisesti lähettää verkkolaskuina. Laskutusosoitteenne löydät parhaiten omilta kotisivuiltanne, sekä tarpeen tullen myös Asiakas Extranetistä Laskutusosoitteet-kohdasta. Mikäli toimittaja ei pysty lähettämään verkkolaskuja, voi hän toimittaa laskut sähköpostilla suoraan osoitteeseen raindance@provincia.fi . Myös PL-osoitteet perinteisen paperipostin toimittamiseen ovat edelleen käytössä.

Teen tilauksen työnantajani puolesta. Kenet merkitsen laskun vastaanottajaksi?
Laskun vastaanottajana tulee aina olla ensisijaisesti se taho, joka laskun maksaa. Laskua ei saisi olla osoitettu yksityishenkilölle, vaan tilaajan / yhteyshenkilön nimi voidaan kirjata esim. Viitteenne-kenttään. Laskun maksajan nimen on käytävä ilmi laskulta, tai muutoin toimittajalta tulee pyytää lasku korjatuilla tiedoilla.

Minun pitäisi toimittaa sähköpostitse kiertoon lasku / maksuosoitus, joka sisältää henkilötietoja. Mikä on oikea tapa toimia tässä tilanteessa?
Mikäli laskussa itsessään on sensitiivisiä henkilötietoja, voi laskun toimittaa ostoreskontran sähköpostiin turvapostin avulla. Mikäli henkilötietoja on ainoastaan erillisellä laskuliitteellä, suosittelemme, ettei liitettä skannata laskun kanssa samaan tiedostoon eikä myöskään liitetä erikseen portaaliin. Vastaavasti myös Provincia käyttää erillisten laskuliitteiden sekä henkilötietoja sisältävien dokumenttien toimittamiseen turvapostia.