Provincia otti viime vuonna käyttöön muutoshallinnan prosessin, jonka kautta käsiteltiin yhteensä 501 muutos- ja kehityspyyntöä. Muutoshallinnan kehitystyössä toteutettiin sekä pienempiä järjestelmämuutoksia että laajoja kokonaisuuksia, kuten tasopalkkauudistus.
Niiden välimaastoon sijoittui Heinolassa ja Hämeenlinnassa käyttöönotettu sopimusten sähköinen allekirjoitus Personec F ESS-järjestelmässä. Heinolan kaupungin henkilöstöpäällikkö Annika Blom kertoo sähköisen allekirjoituksen nopeuttaneen merkittävästi vuosittain laadittavien noin 2 500 työsopimuksen ja virkamääräyksen allekirjoittamista ja arkistointia.
– Personeciin siirtymisen jälkeen arkistoimme vuoden 2024 ajan sopimukset manuaalisesti. Hidas ja aikaa vievä työ edellytti yhden henkilön työpanosta, sillä jokainen sopimus piti käsitellä erikseen.
Blomin mukaan uuden järjestelmäominaisuuden käyttöönottoprojekti sujui Provincian kanssa jouhevasti, vaikka järjestelmätoimittajan aikatauluissa ilmenikin haasteita.
– Lopputulos on kaikin puolin hyvä. Sähköinen allekirjoitus sujuvoittaa sopimusprosessiamme, ja sopimukset sekä virkamääräykset arkistoituvat nyt varmasti ja automaattisesti, Blom summaa.