Provincian uusien asiakkuuksien ja käyttöönottojen Jämerä-projekteista tuorein, Kanta-Hämeen hyvinvointialue, ajoittui kuluvan vuoden vaihteeseen. Kehitys- ja ICT-johtaja Toni Suihkon mukaan palvelutoimittajan vaihdos näkyy OmaHämeessä parantuneena palvelun laatuna ja käytettävyytenä.
”Vuonna 2023 käynnistimme perusteellisen tarkastelun silloisen palvelutoimittajamme kanssa tehdystä yhteistyöstä. Tämän arvioinnin tulokset olivat yksiselitteiset: emme voineet enää jatkaa kumppanuutta. Päätöksen taustalla oli sekä palvelun laadullisia haasteita että merkittäviä ongelmia käytössä olleessa tietojärjestelmässä”, Kanta-Hämeen hyvinvointialueen kehitys- ja ICT-johtaja Toni Suihko kertoo.
Suihkon mukaan palvelukeskustoiminnassa – erityisesti henkilöstöhallinnon ja talouspalveluiden kaltaisilla toiminta-alueilla – keskeisiä vaatimuksia ovat täsmällisyys, nopeus ja oikeellisuus.
”Näillä osa-alueilla esiintyi toistuvia puutteita, eikä palvelu vastannut organisaatiomme tarpeita. Aiempi yhteistyömalli ei myöskään tarjonnut meille mahdollisuutta vaikuttaa palvelun sisältöön tai sen kehitykseen, mikä rajoitti palvelun joustavuutta ja kykyä vastata muuttuviin tarpeisiimme.”
Yksi ratkaisevista tekijöistä Kanta-Hämeen palvelukeskustoimittajan vaihtopäätöksessä oli käytössä ollut henkilöstöhallinnon järjestelmä, jonka toiminta ei vastannut sille asetettuja odotuksia.
Provinciaan siirtyminen oli harkittu päätös
Kanta-Hämeen hyvinvointialueen ja Provincian keskustelut käynnistyivät vuoden 2023 alussa.
”Sisäiset keskustelut, vaihtoehtojen arviointi ja markkinakartoitus kestivät koko kevään ja kesän. Lopulta käynnistimme neuvottelut Provincian kanssa ja sopimus allekirjoitettiin loppuvuodesta 2023.”
Projektin toteutus vietiin läpi vuoden 2024 aikana vaiheittain ja hallitusti. Kanta-Hämeen tuore kokemus aikaisemmasta prosessista auttoi varautumaan prosessiin paremmin ja johtamaan muutosta onnistuneesti.
”Yhteistyö Provincian kanssa käynnistyi heti rakentavassa hengessä – meille annettiin arvoa ja meidät kohdattiin merkittävänä asiakkaana”, Suihko jatkaa.
Tulokset näkyvät jo nyt
”Provincian tuottama palvelu on ollut käytössämme noin puolen vuoden ajan. Palautteet ovat olleet myönteisiä, erityisesti loppukäyttäjien näkökulmasta. Palvelun laatu ja käytettävyys ovat parantuneet selvästi, mikä näkyy niin arjen sujuvuudessa kuin palvelutapahtumien virheettömyydessä.”
Toni Suihkon mukaan suurin muutos entiseen tapahtui yhteistyön luonteessa.
”Provincian kanssa toiminta perustuu vuorovaikutukseen, läpinäkyvyyteen ja yhteisiin tavoitteisiin. Palvelun alkuvaiheen kokemuksien perusteella meitä kuunnellaan ja meille vastataan. Koska toimintaympäristön vaatimukset kasvavat sosiaali- ja terveydenhuollossa jatkuvasti on oleellista, että myös ratkaisut ja palvelut kehittyvät koko ajan. Uskon, että nyt meillä on kumppani, jonka kanssa voimme rakentaa palvelua yhdessä”, Suihko summaa.