Usein kysytyt kysymykset

Omasta HR-järjestelmästä (ESS, Populus) saa tulostettua todistuksen työajan muutoksesta, jonka voit toimittaa hakemuksesi liitteenä Kelaan.

Kelasta saat raskaus- ja vanhempainvapaajaksot tiedoksi esim. kela.fi -sivulta löytyvällä laskurilla. Raskausvapaan ajalta työnantaja maksaa palkkaa 40 arkipäivää, jos työehtosopimuksen sille asettamat edellytykset täyttyvät. Sen jälkeen alkaa vanhempainvapaajaksot. Työnantaja maksaa palkkaa vanhempainvapaan 32 ensimmäistä arkipäivää sisältävältä ajalta, jos työehtosopimuksen sille asettamat edellytykset täyttyvät. Lopuilta vanhempainvapaapäiviltä Kela maksaa vanhempainrahaa. Raskaus- ja vanhempainrahakausi kirjataan HR-järjestelmään kumpikin omana poissaolonaan, palkallista ja palkatonta osuutta ei tarvitse eritellä Raskaustodistusta ei tarvitse toimittaa Provinciaan.

Provincia ilmoittaa perhevapaiden palkkatiedot kuukausittain jälkikäteen Kelaan. Tämä tarkoittaa, että vanhempainvapaapoissaolosi saattaa mennä palkattomaksi kalenterikuukauden alussa, mutta palkat ja tieto siitä menee Kelaan vasta seuraavan kuukauden alussa ja vasta tämän jälkeen Kela tekee päätöksen vanhempainpäivärahan maksamisesta suoraan sinulle ja maksaa etuuden. Kelan ruuhkaisuudesta riippuen hakemusten käsittelyaika voi olla useampi viikko.

Ei synnyttäjän vanhempainvapaasta on kyse silloin, kun lapsi on syntynyt perhevapaauudistuksen jälkeen (lapsen laskettu aika oli 4.9.2022 tai sen jälkeen, tai joissa adoptiolapsi otettiin hoitoon 31.7.2022 tai sen jälkeen). Työnantaja maksaa palkkaa vanhempainvapaan 32 ensimmäistä arkipäivää sisältävältä ajalta, jos työehtosopimuksen sille asettamat edellytykset täyttyvät.

Tämän jakson voi jakaa maksimissaan kahteen jaksoon, joista ensimmäinen on pidettävä synnytyksen yhteydessä tai sen välittömässä läheisyydessä (aloitettava kuukauden kuluessa lapsen syntymästä). Jos vanhempainvapaan pitää myöhemmin, tulee koko 32 arkipäivää kattava jakso pitää yhdenjaksoisesti, jotta palkallisuus säilyy.

Provincia ilmoittaa perhevapaiden palkkatiedot kuukausittain jälkikäteen Kelaan. Tämä tarkoittaa, että jos olet pidempään vanhempainvapaalla ja osa siitä on palkatonta, vanhempainvapaapoissaolosi saattaa mennä palkattomaksi kalenterikuukauden alussa, mutta palkat ja tieto siitä menee Kelaan vasta seuraavan kuukauden alussa. Kela tekee päätöksen vanhempainpäivärahan maksamisesta suoraan sinulle vasta tiedot saatuaan ja maksaa etuuden. Kelan ruuhkaisuudesta riippuen hakemusten käsittelyaika voi olla useampi viikko

Lasten todistuksia ei toimiteta Provinciaan.

Muistattehan toimittaa osasairauspäivärahahakemuksen liitteineen Kelaan ja täyttää sen lisäksi esihenkilön kanssa Kelan lomake SV28 (Ilmoitus osasairauspäivärahasta) heti, kun jakson ajankohta varmistuu. Lisäksi omaan HR-järjestelmään tulisi merkitä työajan muutos suunnitellulle osasairauspäivärahajaksolle. Työajan muutoksen voi tehdä ennen kuin Kelan päätös on saapunut.

Yhtäjaksoinen sairauspoissaolo käsittää myös vapaapäivät ja viikonloput ja myös niiden ajalta tulee olla todistus (+ poissaolokirjaus).

Poissaolot kirjataan todellisen tilanteen mukaisina, eli kun tiedätte kyseessä olleen tapaturma, valitaan kuhunkin tilanteeseen oikea syykoodi kirjaukseen riippumatta siitä, onko lääkäri huomannut rastin lisätä lomakkeelle.

Ota yhteyttä Provincian TEM-tiimiin. Löydät ajantasaisit yhteystiedot Provincian asiakasextranetista.

Ota yhteyttä Provincian TEM-tiimiin. Löydät ajantasaisit yhteystiedot Provincian asiakasextranetista. He resetoivat salasanasi ja saat ohjeet uuden salasanan luomiseen.

• Matkalasku tehdään yleensä silloin, jos olet oikeutettu päivärahaan / ateriakorvaukseen matkallasi, eli kyseessä on virantoimitus- tai virkamatka. Samalle laskulle kannattaa laittaa myös kaikki kyseiseen matkaan liittyvät kulut.
• Kululasku tehdään, jos olet ostanut tuotteita/palveluita omalla rahallasi, tai ajanut työajoja omalla kulkuneuvollasi. Myös työnantajan myöntämällä First Cardilla tehdyistä ostoksista luodaan kululasku.
• Kotimaan matkoissa matkasuunnitelman tekemistä suositellaan, sillä se helpottaa kulujen ja päivärahojen laskemista ja on myös hyvä pohja matkan jälkeen tehtävälle matkalaskulle. Ulkomaan matkoista matkasuunnitelma tulisi tehdä aina. Noudata matkasuunnitelmien tekemisessä kuitenkin aina oman yksikkösi ohjeita, jotka saat esihenkilöltäsi.
• Epävarmoissa tilanteissa varmistathan esihenkilöltäsi, miten yksikössäsi toimitaan kulu- ja matkalaskujen sekä matkasuunnitelmien suhteen.

Asiakasextranetistä löydät ajantasaiset ohjeet laskujen tekemiseen.

Matkalaskut suositellaan tehtäväksi kahden kuukauden kuluessa matkasta. Varmista esihenkilöltäsi, että maksetaanko matkalaskun korvaukset sinulle silti. Saat laitettua laskun tästä tekstistä huolimatta eteenpäin tarkastettavaksi.

Yleensä kyseessä on täydellisen hylkäämisen sijasta vain palautus, jossa joko tarkastaja tai hyväksyjä on palauttanut laskun matkustajalle lisätietoja tai korjauksia varten:

• Kirjaudu TEM-järjestelmään ja mene vasemmasta reunasta Tehtävät -> Keskeneräiset. Palautetussa laskussa näkyy punainen merkkikuvake.
• Klikkaa kyseistä laskua, jolloin pääset sitä muokkaamaan.
• Katso alareunan Kommentit-välilehdeltä palautuksen syy ja korjausohjeet.
• Laita lasku sitten lopuksi taas kiertoon tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi, kun olet tarvittavat korjaukset ja lisäykset tehnyt.

Laskujen hyväksyjänä toimii yleensä oma esihenkilösi. Muussa tapauksessa hän osaa kertoa kenelle laskut lähetetään hyväksyttäväksi.

Pyydämme ottamaan yhteyttä Provincian TEM-tiimiin tarkastajan / hyväksyjän oikeuksien tarkastamista varten.

Löydät ajantasaisit yhteystiedot Provincian asiakasextranetista

• Maksatusajo tehdään kerran viikossa. Silloin kaikki Hyväksytty-tilassa olevat laskut (eli hyväksyjä on laskun hyväksynyt) lähtevät maksuun.

• Saat asian selville kirjautumalla TEM-järjestelmään ja klikkaamalla aloitussivun vasemmasta reunasta Tehtävät-kohdasta:
  • Keskeneräiset: Tässä näkyvät Kesken-tilassa olevat laskut, eli et ole lähettänyt niitä vielä kiertoon tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi, tai lasku on palautunut sinulle korjattavaksi.
  • Käsittelyssä: Lasku on kierrossa ja odottaa joko tarkastusta, hyväksymistä tai siirtoa maksuun. Kunkin laskun Historia-välilehdellä näet mitä vaihetta lasku odottaa.
  • Käsitelty: Tässä tilassa olevat laskut on maksettu sinulle.

Korvaukset maksetaan samalle pankkitilille, kuin palkkasi maksetaan. Erillistä ilmoitusta korvauksen maksusta ei lähetetä.

• Laskujen maksupäivät ilmoitettu Provincian asiakasextranetissa Aikataulut -sivulta.

• Käyttäjätunnus on sama kuin Populuksen palkkahallinnossa käytössä oleva tunnus. Huom. asiakkaat, joilla käytössä SSO -kirjautuminen pääsevät linkistä suoraan matkalaskuohjelmaan
• Jos ongelmia Populuksen Matkat mukana -sovelluksessa, ota yhteyttä populus@provincia.fi

• Ei tarvitse. Kun henkilö on laskun tehnyt, lasku näkyy esihenkilöllä hyväksymättömissä.

• Osaa huomioida oikean á-hinnan laskun päivämäärän perusteella

• Näet keskeneräiset laskut kohdasta Matkat kesken -tilassa.

• Ohjelma seuraa km-rajaa ajopäivien perusteella. Kilometrikorvaukset maksetaan rajan ylittyessä pienemmällä á-hinnalla.

• Talleta matkalaskun kesken -tilassa. Tämän jälkeen löydät laskun alareunasta Lisää liite -linkin, jolla saadaan lisättyä liite laskulle.

• Laskun yläreunassa on Vaihda hyväksyjä -kohta, josta pääset vaihtamaan hyväksyjän.

• Pääset vaihtamaan laskun oletustiliöinnin toiseksi tiliöintikentissä.

• Matkalaskut -kohdasta näet laskun maksupäivän tai voit katsoa sen myös suoraan laskulta.

• Virkamatka = kunnan viranomaisen määräykseen perustuva matka, joka ei kuulu tavanomaiseen virkatoimintaan/työtehtäviin
• Virantoimitusmatka = viranhaltijan/työntekijän tavanomaiseen virkamatkaan/työtehtäviin liittyvä matka

Nykyisen eläkelain mukaan kaikessa työssä tulee huomioida onko yrittäjän/työsuorituksen tekijän osalta eläkekustannukset huomioitu palvelua ostettaessa.

Valtion, kunnan ja kuntayhtymien organisaatioilla on velvollisuus tutkia eläkevakuutuksen olemassaolo.

Mikäli toimittaja on yksityinen elinkeinonharjoittaja / toiminimi ja lasku sisältää työtä / palvelua, tulee toimittajan todistaa, että hän on vakuuttanut yritystoimintansa niin sanotulla YEL-vakuutuksella. YEL-vakuutus vaaditaan täysi-ikäisiltä, alle 68-vuotiailta ammatinharjoittajilta. Mikäli toimittajan mielestä hänen harjoittamansa yritystoiminta on vapautettua em. vakuutuksesta, tulee hänen pystyä se pyydettäessä toimittamaan.

Toimitathan YEL-vakuutustodistuksen ostoreskontran sähköpostiin raindance@provincia.fi. Laskukeskuksenhoitaja kirjaa laskulle tiedon, että YEL-vakuutus on kunnossa. Tämän jälkeen voitte käsitellä laskun loppuun normaaliin tapaan.

Provincia säilyttää YEL-vakuutustodistuksia vuoden verran, minkä jälkeen toimittajalta tulee pyytää uusi todistus vakuutuksen voimassaolosta. Mikäli edellinen todistus on päivätty yli vuosi sitten, ei se ole enää pätevä.

Ennen ennalta tiedossa olevaa poissaoloa, RAINDANCESSA jokainen käyttäjä voi itse sulkea laskulaatikkonsa, kääntää siellä olevat laskut sijaiselleen sekä määrittää poissaolon keston ja sijaiskäsittelijän poissaolon ajaksi. Yllättävän poissaolon sattuessa voidaan em. toimenpiteet tehdä pyynnöstä myös Provincian laskunkierrättäjien toimesta.

P2P:ssä varahenkilö asetus asetetaan loman ajaksi päälle oman nimen alta löytyvästä käyttäjäasetukset toiminnosta. Määritä tehtävän tyyppi, käyttäjä ja ajanjakso ja aktivoi kohta ”välitä avoimet tehtävät eteenpäin”. Laatikkoosi tulleet käsittelemättä jääneet laskut kääntyvät myös varahenkilöllesi.

Laskut, maksuosoitukset ja muut maksuun tulevat aineistot on oltava PDF -muodossa.

Liitetiedosto voidaan skannata laskun perään samaan PDF-tiedostoon. Toinen vaihtoehto on odottaa, että lasku laitetaan kiertoon, ja lisätä sitten liitetiedosto ostolaskuportaalin Liitä dokumentti -toiminnolla.

P2P:ssä voit liittää haluamasi liitteet laskulle Liitteet -välilehdellä. Käytössäsi on myös organisaatiolle annetut yksityiskohtaisemmat ohjeet.

Välillä esimerkiksi johtuen puutteellisista laskumerkinnöistä, laskua ei osata kierrättää heti ensimmäisellä yrittämällä oikealle henkilölle asiakkaan päässä.

Jos tiedät, kenelle lasku saattaisi kuulua, RAINDANCESSA kierrätäthän laskun suoraan hänelle käyttämällä Kierrätys-välilehden toimintoa. Muista lopuksi poistaa itsesi kierrosta.

P2P:ssa palauta lasku Provinciaan HYLKÄÄ toiminnolla ja lisää laskulle kommentti, jotta Provinciassa tiedetään mistä kyse. Voit tarvittaessa välittää laskun myös itse eteenpäin oikealle henkilölle välitä eteenpäin -toiminnolla.

RAINDANCESSA mikäli lasku on virheellinen, eikä sitä makseta, reklamoi toimittajaa ja säilytä lasku omassa laatikossasi niin kauan, kunnes sinulle kierrätetään veloituksen kumoava hyvityslasku. Palauta tämän jälkeen molemmat laskut samalla kertaa keskukseen toiminnolla Nopeuta -> Keskus. Laita laskulle mukaan kommentit Viesti-toiminnolla, että molemmat laskut saa mitätöidä. Mikäli laskuun saapuu vain osahyvitys, tulee molemmat laskut kierrättää loppuun asti.

P2P:ssä voit käyttää ohjelman Reklamoi -toimintoa tai muuta tapaa. Säilytä lasku itselläsi tai palauta Provinciaan HYLKÄÄ toiminnolla. Laita mukaan kommentti, jotta Provincia tietää laskun odottavan hyvitystä. Mikäli laskuun saapuu vain osahyvitys, tulee molemmat laskut kierrättää loppuun asti.

Ostolaskuportaalissa on käyttöoikeuksilla määritelty, mitä kukakin käyttäjä pystyy tekemään. Jos et saa suoritettua loppuun sitä toimintoa, mihin sinulla on oikeudet, niin kirjaathan tästä tiedon laskun kommentteihin ja palautat laskun keskukseen toiminnolla Nopeuta -> Keskus. P2P:ssä on käyttöoikeuksilla määritelty, mitä kukin käyttäjä pystyy tekemään. Jos et saa suoritettua loppuun sitä toimintoa, mihin sinulla on oikeudet, kirjaa tästä tiedon laskun kommentteihin ja palauta lasku HYLKÄÄ toiminnolla Provinciaan.

Voit myös olla yhteydessä ostoreskontran sähköpostiin ostoreskontra@provincia.fi (P2P) TAI ostoreskontra.raindance@provincia.fi.

Mikäli tarvitset apua laskun käsittelyyn RAINDANCESSA, palauta lasku laskunkäsittelijöiden yhteiseen laatikkoon toiminnolla Nopeuta –> Keskus.

P2P.ssä lasku palautetaan Provincian käsittelyyn HYLKÄÄ toiminnolla.

Voit myös olla yhteydessä ostoreskontran sähköpostiin ostoreskontra@provincia.fi (P2P) TAI ostoreskontra.raindance@provincia.fi.

Laskut tulee ensisijaisesti lähettää verkkolaskuina. Laskutusosoitteenne löydät parhaiten omilta kotisivuiltanne, sekä tarpeen tullen myös Asiakas Extranetistä Laskutusosoitteet-kohdasta. Mikäli toimittaja ei pysty lähettämään verkkolaskuja, voi hän toimittaa laskut sähköpostilla, jonka löydät Laskutusosoitteet -kohdasta. Myös PL-osoitteet perinteisen paperipostin toimittamiseen ovat edelleen käytössä.

Laskun vastaanottajana tulee aina olla ensisijaisesti se taho, joka laskun maksaa. Laskua ei saisi olla osoitettu yksityishenkilölle, vaan tilaajan / yhteyshenkilön nimi voidaan kirjata esim. Viitteenne-kenttään. Laskun maksajan nimen on käytävä ilmi laskulta, tai muutoin toimittajalta tulee pyytää lasku korjatuilla tiedoilla.

Laskut, maksuosoitukset ja muut maksuun tulevat aineistot on oltava PDF -muodossa.

Mikäli laskussa itsessään on sensitiivisiä .

Mikäli laskussa itsessään on sensitiivisiä henkilötietoja, voi laskun toimittaa ostoreskontran sähköpostiin ostoreskontra@provincia.fi (P2P) TAI ostoreskontra.raindance@provincia.fi.

Mikäli henkilötietoja on ainoastaan erillisellä laskuliitteellä, suosittelemme, ettei liitettä skannata laskun kanssa samaan tiedostoon eikä myöskään liitetä erikseen lasku liitteeksi, ellei ole ihan pakko. Liitteen voi tarvittaessa lähettää myös salattuna viestinä.

Sähköisen asiointipalvelumme kautta voit hakea laskulle lisää maksuaikaa. Kirjaudu palveluun osoitteessa: https://provincia.fi/sahkoinenasiointi. Mikäli lasku päätyy perintään, maksuajan pidentäminen kerryttää korkoa alkuperäisestä eräpäivästä lähtien.

Voit pyytää kopion laskusta erillisellä, sähköisellä asiointilomakkeella Provincian verkkosivujen kautta. Kirjaudu palveluun osoitteessa: https://provincia.fi/sahkoinenasiointi.

Jos laskun sisältö on itsessään epäselvä, sinun tulee olla yhteydessä laskuttavaan organisaatioon, eli siihen kunnan, kaupungin tai hyvinvointialueen yksikköön, josta olet saanut laskun. Jos laskusta on ehtinyt tulla perintätoimiston lähettämä maksumuistutus tai maksuvaatimus, olethan myös yhteydessä kyseiseen perintätoimistoon, jotta he voivat keskeyttää perintätoimenpiteet asian selvittelyn ajaksi.

Voit ilmoittaa tilinumerosi erillisellä, sähköisellä asiointilomakkeella.

Kirjaudu palveluun tästä: https://provincia.fi/sahkoinenasiointi

Laskut toimitetaan aina ensisijaisesti e-laskuna tai verkkolaskuna. Voit luoda e-laskusopimuksen omassa verkkopankissa. Voit tilata laskun myös Kivran tai Omapostin digipostipalveluun.

Klikkaa linkkiä https://provincia.fi/sahkoinenasiointi/rekisteroityminen-asiakassivustolle/ja rekisteröidy. Huomioithan ennen rekisteröitymistä oman organisaatiosi ohjeistuksen asiakasextran käyttämisestä.

Provincian asiakasextra on M365 ratkaisulla toteutettu asiakassivusto, jonka käyttö vaatii monivaiheisen tunnistautumisen (MFA).

Tunnistautuminen tapahtuu tekstiviestillä (suositellaan) tai Authenticator-sovelluksella

Valitse tunnistautumistavaksi jokin ”muu tapa”, kuten tekstiviesti. Jos et saa tunnistautumista toimimaan, olethan yhteydessä asiakasextra@provincia.fi

Ilmoita asiasta asiakasextra@provincia.fi -osoitteeseen, jonka jälkeen teemme resetoinnin ja ilmoitamme sinulle, kun voit rekisteröityä uudelleen asiakasextraamme.

Lähetä lisäyspyyntö asiakasextra@provincia.fi -osoitteeseen. Lisäämme sinut uutisilmoitusjakelulistalle.

Pääset kirjautumaan asiakasextraan tästä linkistä: Provincia Extranet – Kotisivu

Mitä luultavammin, intrassanne on meidän vanhan asiakasextramme linkki ja se tulee päivittää tähän linkkiin: Provincia Extranet – Kotisivu