Kriittisten toimintojen, kuten palkanmaksun ja maksuliikenteen, keskeytyminen voi aiheuttaa laajoja häiriöitä ja inhimillistä haittaa koko yhteiskunnalle. Provinciassa varautumiseen suhtaudutaan vakavasti ja suunnitelmallisesti yhteistyössä asiakkaiden kanssa.
Provincia on osallistunut valtakunnallisiin valmiusharjoituksiin, kuten Digi- ja väestötietoviraston järjestämään Taisto-harjoitukseen, jo useamman vuoden ajan. Kyseessä on Suomen suurin kyber- ja digitaalisen turvallisuuden harjoitus, joka keskittyy erityisesti häiriötilanteiden hallintaan, johtamiseen ja viestintään.
”Taisto tarjoaa ohjatun ja realistisen tilaisuuden testata organisaation reagointikykyä kuvitteellisten, mutta mahdollisten kriisitilanteiden kautta”, Provincian palvelujohtaja Mari Rosbeg kertoo.
Harjoitellaan, testataan ja kehitetään
”Taiston lisäksi olemme järjestäneet sisäisiä varautumisharjoituksia erityisesti palkanmaksun, maksuliikenteen ja henkilöstöhallinnon prosesseihin liittyen. Harjoituksissa on ollut mukana asiantuntijoita muun muassa palkka-ajotiimistä, maksuliikenteestä, prosessiomistajista sekä esihenkilöistä – toisin sanoen kattava edustus koko organisaatiostamme”, Rosberg jatkaa.
Vuonna 2024 Provincia osallistui maakunnalliseen varautumisharjoitukseen yhdessä Lahden kaupungin kanssa. Harjoitus järjestettiin kaupungintalolla, ja se toi yhteen eri toimijat suunnittelemaan yhteisiä toimintamalleja mahdollisiin poikkeustilanteisiin.
”Varautumisen osalta yhteistyö asiakkaiden kanssa on välttämätöntä. Esimerkiksi mahdollisissa palkanmaksuun liittyvissä häiriöissä on erittäin tärkeää, että työnantajaorganisaatio ja palvelukeskus ovat koko ajan yhdessä tilanteen päällä, jotta tarvittavat viranhaltijapäätökset sekä palkansaajien tiedotus saadaan tehtyä oikea-aikaisesti.”
Konkreettisia toimintamalleja ja varahenkilöjärjestelyjä
Varautuminen pohjautuu Provinciassa selkeään toimintasuunnitelmaan, jota päivitetään sovitetun aikataulun mukaisesti ja harjoitusten pohjalta. Varautumissuunnitelmaan on laadittu erilaisia ohjeistuksia, toimintamalleja sekä valmiita lomakepohjia.
”Harjoituksissa simuloidaan tilanteita, joissa esimerkiksi pankkijärjestelmässä on häiriö, tietojärjestelmissä ilmenee virheitä tai käyttökatkoja, tai verkkoyhteydet katkeavat. Näihin skenaarioihin haemme ratkaisuja ja testaamme vaihtoehtoisia toimintatapoja. Samalla arvioimme ohjeistusten toimivuutta ja päivitämme niitä tarvittaessa.”
Rosbergin mukaan Provincialla on käytössä testatut ja toimivat vararatkaisut, jotka turvaavat toiminnan poikkeustilanteissa. Eri prosesseihin on laadittu myös varahenkilöjärjestelyt, jotka varmistavat toiminnan jatkuvuuden, vaikka joku avainhenkilöistä olisi poissa.
Lahden kaupungin kanssa yhteistyössä laaditussa varautumissuunnitelmassa on määritelty asiakkaan ja Provincian vastuut ja roolit mahdollisessa kriisitilanteessa.
”Häiriötilanteisiin varautumisen osalta tiivistämme yhteistyötä asiakasorganisaatioiden kanssa ja olemme suunnittelemassa myös yhteisiä harjoituksia.”
Ennaltaehkäisy on paras turva
Mari Rosbergin mukaan varautuminen on osa vastuullista johtamista.
”Varautumista ei tehdä varmuuden vuoksi, vaan se on olennainen osa organisaation jatkuvuudenhallintaa. Aktiivinen, säännöllinen ja osallistava harjoittelu tuo kehityskohteet esiin ajoissa – ennen kuin tilanne on päällä. Siksi osallistumme Taisto-harjoitukseen edelleen vuosittain, ja kehitämme jatkuvasti omia toimintamallejamme. Kun olemme varautuneet hyvin, voimme olla luottavaisin mielin, jos häiriötilanne osuu kohdalle.”