Provinciassa kehitetään parhaillaan automaatiota ja järjestelmiä, jotka tekevät henkilöstö- ja taloushallinnon prosesseista entistäkin tarkempia, turvallisempia ja tasalaatuisempia.
Provincian visiona on olla vuoteen 2030 mennessä Suomen digitalisoitunein julkisen sektorin talous- ja henkilöstöhallinnon kumppani. Työ edellyttää laaja-alaista ymmärrystä eri järjestelmien prosesseista ja niiden kehitysmahdollisuuksista sekä taitoa ennakoida tulevaa.
Henkilöstöhallintojärjestelmä Personecin järjestelmäkehityksestä Provinciassa vastanneen ja sen tuoteomistajana toimineen Terhi Suikkilan uusi toimenkuva kattaa jatkossa kaikki Provincian järjestelmät ja niiden automaatiokehityksen.
Suikkila hyppää innolla uusiin, aiempaa suurempiin saappaisiin.
”Ensi vaiheessa tavoitteemme on hyödyntää tehokkaammin nykyisiä järjestelmiä ja lisätä niiden automaatiota siten, että automaatio tekee perustyön, mutta ihminen määrittää säännöt.”
Uudenlaista asiantuntijuutta
Terhi Suikkila antaa esimerkin läpikotaisin tuntemastaan palkanlaskennasta, jossa automaatio on jo pitkään vastannut valtaosasta rutiinitöitä.
”Tavoitteena on, että jatkossa järjestelmä tunnistaa aiempaa paremmin poikkeamat, vertailee tietoja ja antaa automaattisia hyväksyntöjä silloin, kun kaikki täsmää. Se ei kuitenkaan poista prosessista ihmistä, vaan antaa enemmän aikaa ajattelulle ja kehittämiselle.”
Suikkilan mukaan työehtosopimusten ehdot ja lait muuttuvat jatkuvasti. Niihin perehtyminen ja sopimusten soveltaminen tarjoavat uusia asiantuntijuuden mahdollisuuksia Provincian henkilöstölle.
”Kuntasektorilla ja hyvinvointialueilla noudatetaan useita eri työehtosopimuksia, jotka toimivat pohjana säännöstöille. Sopimusten tai muun palvelussuhdetiedon tapauskohtaisen oikeellisuuden varmistamiseen tarvitaan merkittävää asiantuntijapanosta. Opetamme automaation tunnistamaan, mistä tiedoista kokonaisuus muodostuu ja myöhemmin ylläpitämään ja kehittämään järjestelmää.”
Kun järjestelmät hoitavat perusrutiinit, ihmiset voivat keskittyä datan tulkintaan, syiden ymmärtämiseen ja toiminnallisten prosessien kehittämiseen.
”Tekoäly voi kertoa, minkä seurauksena esimerkiksi palkkaa on maksettu takautuvasti tai peritään takaisin, mutta vain ihminen näkee kokonaisuuden ja voi ehdottaa ja konsultoida toiminnallisia parannuskeinoja kokonaisvaltaisesti”, Suikkila havainnollistaa.
Rajapinnoista tehokkuutta
Provincian taloushallinnon järjestelmissä viranomaisrajapinnat ovat Suikkilan mukaan yksi tehokkaamman ja turvallisemman tiedonkäsittelyn avaimista.
”Tällä hetkellä Personec F-järjestelmään haetaan verokorttitiedot suoraan Verohallinnon rajapinnasta, joka on jo kaksi vuotta helpottanut palkanlaskennan arkea niin Provincian kuin asiakkaidenkin arjessa. Verohallinto muiden viranomaispalveluiden ohessa tarjoaa merkittävän määrän muitakin rajapintamahdollisuuksia, joiden avulla voimme laajentaa automaatiota Verohallinnon muuhun asiointiin muun muassa ilmoitusten, tilitysten ja täsmäytysten osalta, kun tiedot kulkevat suoraan rajapintojen kautta molempiin suuntiin.”
Sensitiivistä dataa ei enää jatkossa liikutella lomakkeilla tai sähköposteilla. Maksujen, laskujen ja kaikenlaisen tiedon tarkastaminen ja hyväksyntä tapahtuvat suoraan järjestelmässä.
”Tietosuoja ja tietoturva ovat osa automaatiostrategiaamme. Ne eivät ole erillisiä projekteja, vaan sisäänrakennettuja periaatteita kaikessa kehitystyössä. Kun tieto liikkuu automaattisesti ja oikein, säästämme aikaa, vähennämme virheitä sekä tuomme talous- ja henkilöstöhallinnon tiedon saataville turvallisesti juuri siinä muodossa, kuin sitä kulloinkin tarvitaan.”
Tasalaatuisuus ennen nopeutta
Automaatio ei tarkoita pelkästään tehostamista, vaan sen ydin on tasalaatuisuus. Kun prosessit ovat yhdenmukaisia ja tarkastukset automaattisia, laatu ei enää riipu yksittäisen asiantuntijan työpanoksesta.
Provinciassa halutaan jatkossa olla aiempaa vahvemmin järjestelmäkehityksen ohjaksissa ja vähentää riippuvuutta toimittajista. Suikkila sanoo, että jos asiakkaan tarvitsemia, valmiita ratkaisuja ei ole saatavilla, niitä voidaan kehittää itse.
”Omissa käsissä oleva järjestelmäkehitys lisää osaltaan joustavuutta ja nopeuttaa reagointiamme asiakkaiden tarpeisiin.”
Provincian pitkän aikavälin tavoitteena on yksinkertaistaa järjestelmäarkkitehtuuria karsimalla päällekkäisiä järjestelmiä ja automatisoida olemassa olevien järjestelmien prosesseja.
”Tavoitteenamme on rakentaa älykäs, tietoturvallinen, kustannustehokas ja silti inhimillinen automaatioympäristö, jossa ihminen ja järjestelmä tekevät yhteistyötä tehokkaasti ja vastuullisesti. Organisaationa tämän prosessin läpivieminen tekee meistä alan vahvimman asiantuntijan”, Terhi Suikkila vakuuttaa.