Taloushallinto on keskellä merkittävää automaatiomurrosta ja sen rooli organisaatioissa on muuttumassa entistä strategisemmaksi. Kyse ei ole enää tulevaisuuden mahdollisuuksista, vaan konkreettisista ratkaisuista, jotka nostavat laskuprosessin tehokkuutta, parantavat datan laatua ja käyttömahdollisuuksia sekä mahdollistavat organisaatioiden kasvun ja kehityksen.

Basware on siirtänyt ostolaskujen käsittelyn manuaalisesta tai vaiheittaisesta automaatiosta alusta loppuun automatisoituun Invoice Lifecycle Management -ratkaisuun, jossa enää vain joihinkin laskujenkäsittelyn poikkeamiin tarvitaan manuaalista ohjausta.

Baswaren Customer Success Director Ville Mäkelä korostaa, että organisaatiot, jotka ottavat tekoälyn aktiivisesti osaksi talousprosessejaan, asemoituvat nopeasti edelläkävijöiksi.

• Taloushallinnon tulevaisuus on älykäs, dataohjautuva ja vahvasti automatisoitu. Organisaatiot, jotka tarttuvat tähän kehitykseen ajoissa, rakentavat vahvan perustan tulevaisuuden päätöksenteolle ja kasvulle.

Basware InvoiceAI tekoälyn sateenvarjona

Basware InvoiceAI toimii sateenvarjokäsitteenä kaikille Baswaren AP‑automaation AI‑kyvykkyyksille. Se hyödyntää koneoppimista, luonnollisen kielen käsittelyä ja generatiivista tekoälyä koko ostolaskun elinkaaren ajan – laskun vastaanotosta ja tietojen tunnistamisesta aina täsmäytykseen, hyväksyntään, maksuun ja analytiikkaan asti.

Tuloksena on mahdollisimman kosketukseton laskuprosessi, joka on täysin sääntöjen ja vaatimusten mukainen. Ratkaisut ovat jo laajasti käytössä Baswaren asiakkailla ympäri maailman.

Keskeinen osa Baswaren AI‑tarjoamaa ovat pitkälle kehittyneet älykkäät ratkaisut, kuten Basware SmartPDF, SmartCoding ja Smart Matching. Näiden työkalujen avulla laskudata tunnistetaan, tulkitaan ja poimitaan automaattisesti sähköisessä muodossa, laskut tiliöidään historialliseen dataan sekä sääntöihin perustuen ja täsmäytys tehdään suurella tarkkuudella. Tämä minimoi käyttäjän laskuprosessiin puuttumisen tarpeen ja parantaa sähköisen datan määrää sekä laatua, mikä on edellytys korkealle automaatioasteelle.

• Basware SmartCoding on tekoälyyn perustuva älykäs tiliöintiratkaisu tilauksettomille ostolaskuille. Se analysoi organisaation toimittajakohtaista laskuhistoriaa, laskun tietoja ja aiemmin käytettyjä tilejä sekä dimensioita. Näiden perusteella tekoäly oppii, miten vastaavat laskut on aiemmin tiliöity ja antaa automaattisia tiliöintiehdotuksia uusille laskuille. Manuaalinen työ vähenee merkittävästi ja laskujen käsittely nopeutuu ilman, että käyttäjä menettää kontrollia laskuprosessiin.

Ville Mäkelä kertoo, että SmartCodingin käyttöliittymä on suunniteltu mahdollisimman käyttäjäystävälliseksi ja tehokkaaksi.

• Organisaatiot määrittelevät itse, millä luotettavuustasolla tiliöintiehdotukset hyväksytään automaattisesti. Tämä vähentää merkittävästi manuaalista työtä, erityisesti toistuvien toimittajien, laskujen ja kirjausten käsittelyssä.

Provincian asiakkaat hyödyntävät Smart Codingia eriasteisesti. Käyttäjiin lukeutuu muun muassa Päijät-Hämeen hyvinvointialue, jossa se on käytössä se laajalti.

AI‑agentit arjen laskunkäsittelyssä

Baswaren Senior Customer Success Manager Sanna Airaksisen mukaan yksi merkittävistä kehitysaskeleista on ollut AI-agenttien tuominen osaksi Baswaren AP-automaatioalustaa. Nämä digitaaliset työkaverit eivät ainoastaan automatisoi yksittäisiä tehtäviä, vaan tukevat käyttäjiä aktiivisesti päivittäisessä työssä.

Ne tarjoavat reaaliaikaista ohjausta laskujen käsittelyssä, auttavat ratkaisemaan poikkeamia ja mahdollistavat talousdatan kyselyn luonnollisella kielellä.

• Laskun elinkaaren eri vaiheisiin sijoittuvat AI‑työkalut muodostavat yhdessä tehokkaan kokonaisuuden, joka sujuvoittaa koko laskuprosessia ja muuttaa AP-tiimien roolia, vapauttaen aikaa arvoa tuottavaan ja mielekkäämpään työhön, Airaksinen kuvailee.

Kattava näkymä koko organisaatioon

Tekoälyn rooli ei rajoitu pelkästään automaatioon, vaan se tuo laskudatan aivan uudella tavalla näkyväksi ja hyödynnettäväksi. Basware Insights -ratkaisut tarjoavat kattavan analytiikan ja reaaliaikaisen näkymän laskuprosessin eri vaiheisiin ja auttavat tunnistamaan prosessin pullonkauloja ja kehityskohteita.

Näkyvyys ulottuu koko organisaatioon, operatiiviselta tasolta päättäjiin saakka.

• Valmiit raportit ja dashboardit tarjoavat selkeän kokonaiskuvan laskuliikenteen reaaliaikaisesta tilanteesta. Uusia voi luoda kunkin yrityksen tarpeiden mukaisesti. Tarvittaessa laskudata voidaan myös ajaa ulos, mikä on tärkeä ominaisuus organisaatioille, jotka haluavat hyödyntää tietoa jossain muualla, Airaksinen toteaa.

Vastuullinen AI perustana seuraavan sukupolven taloushallinnolle

Baswaren strategia ja ratkaisut perustuvat yli 40 vuoden kokemukselle verkkolaskuista ja laskuautomaatiosta sekä miljooniin laskuesimerkkeihin. Keskeistä Baswaren lähestymistavassa on vastuullinen, tehokas ja hallittu tekoälyn käyttö.

• Baswaren AI‑strategia korostaa tietoturvaa, läpinäkyvyyttä, eettisyyttä ja vaatimustenmukaisuuden noudattamista. Tekoäly toimii aina ihmisen tukena ja organisaation määrittelemien sääntöjen puitteissa, Ville Mäkelä muistuttaa.

Baswaren AI‑kehitys ohjaa taloushallinnon tulevaisuuteen: pois pelkästä automaatiosta kohti älykästä, itseohjautuvaa ja liiketoimintaa tukevaa taloushallintoa. Tämä tehostaa prosesseja ja laskee kustannuksia, sekä vapauttaa taloushallinnon osaajat keskittymään strategisesti merkittävämpään ja tuottavampaan työhön.