”Vaikuttava automaatio syntyy harvoin pelkästään teknologiasta. Se syntyy silloin, kun toimintaa, prosesseja, tietoa, järjestelmiä ja ihmisten rooleja kehitetään samaan suuntaan”, Provincian kehitysjohtaja Ari Puustinen toteaa.

Automaatio on usein helppo nähdä teknologisena ratkaisuna: robottina, integraationa, tekoälynä tai uutena järjestelmätoiminnallisuutena.

Ari Puustisen mukaan automaatio on kuitenkin vasta toiminnan kehittämisen viimeinen vaihe, kun muu toiminta on ensin muutettu tavoitetilaa vastaavaksi.

• Talous- ja henkilöstöhallinnon palveluissa automaatiohanke koskettaa usein useampaa toimijaa yhtä aikaa ja sen onnistuminen edellyttää yhteistä tilannekuvaa, yhteisiä tavoitteita ja yhteistä osallistumista kehitystyöhön.

Tavoite määrittää suunnan

Automaation suurimmat hyödyt syntyvät koko prosessin tarkastelusta, ei niinkään yksittäisten työvaiheiden optimoinnista.

Ari Puustisen mukaan automaatiohankkeen onnistuminen edellyttää kokonaisuuden huomiointia ja siihen vaikuttavat muun muassa asiakkaan tavoitteet, prosessit, data, teknologia, riskit, osaaminen ja mittaaminen.

• Prosessi alkaa nykytilan ymmärtämisestä: miten työ tehdään ja missä syntyy viiveitä ja virheitä. Analyysin jälkeen päätetään, mitä muutetaan ja automatisoidaan. Kehitys etenee tilannekuvasta analyysiin, muutokseen ja vasta lopuksi automaatioon. Ilman tätä automaatio voi vain toistaa olemassa olevat ongelmat.

Automaation onnistuminen vaatii aktiivista yhteistyötä

Automaatio vaatii asiakkaan aktiivista osallistumista, sillä organisaation toimintatavat, päätökset ja datan laatu vaikuttavat suoraan mahdollisuuksiin.

• Tarvitaan yhteistyötä, priorisointia, roolien selkeyttämistä ja usein myös asiakkaan toiminnan muutosta.

Puustinen sanoo, että teknologia valitaan vasta, kun tarve ja prosessi ovat kristallin kirkkaita. Vakioiduissa prosesseissa automaatio on suoraviivaista, mutta monimutkaisissa tilanteissa tarvitaan ensin kehittämistä ja pilotointia.

• Automaatiohankkeiden suurin hyöty syntyy kokonaisuuden kehittämisestä: selkeistä tavoitteista, toimivista prosesseista ja laadukkaasta datasta. Kun yhteinen tavoite, selkeä omistajuus ja kyky muuttaa toimintaa nivotaan yhteen, hyöty on huomattavasti yksittäistä teknologista ratkaisua suurempi. Parhaimmillaan siitä muodostuu pysyvä tapa kehittää toimintaa ja palveluja.