Tulorekisteri otettiin käyttöön vuonna 2019 ja aloimme käyttöönoton eteen tehdä työtä jo syksyllä 2018. Lue kokemuksemme tulorekisterin myötä tulleista muutoksista ja haasteista, joita matkalla olemme kohdanneet ja mistä suuresti olemme ilahtuneet. Kerromme lisäksi, mitä vuosi 2020 tuonee tullessaan.
Työt tulorekisteriin liittyen alkoivat vuoden 2018 aikana
Tulorekisterin käyttöönoton koordinoinnista vastaava Tuija Haapala kertoo, että tulorekisterin käyttöönotto alkoi sillä, että jokaiselle palkkatekijälle määriteltiin tulolaji, ja niitä oli paljon. Lisäksi tulorekisteriä varten määriteltiin uusia pakollisia tietoja palvelussuhteesta. Myös palkkiolaskujen maksatus siirrettiin joulukuusta lähtien ostolaskuista palkanlaskentaan tulorekisterin vuoksi.
Haapala kertoo myös, että tulorekisterin alkutaipaleella palkkaohjelman Personec F pääkäyttäjä Satu Mannisella sekä kehityksestä vastaavalla Sami Sillanpäällä oli monta työvaihetta, jotka vaativat muutosta. He kävivät läpi mm. palkkaohjelman tulorekisterivastaavuudet ja nimikkeet, joista jokaiselle oli vietävä mm. ammattiluokitukset. Lisäksi he välittivät viranomaisraportoinnin työkalulla tulorekisteriin yritysten tiedot sekä Personec F ohjaustiedot palkkaohjelmaan liittyen, Haapala lisää.
Vuosi 2019 oli haasteiden vuosi
Alkuvuonna 2019 oli vielä keskeneräisyyksiä palkkaohjelmissa sekä tulorekisterissä. Lisäksi yhteysongelmat lisäsivät viivästyksiä ilmoitusliikenteeseen, jonka vuoksi aineistot siirtyivät vain osittain tai jäivät kokonaan siirtymättä. Ohjelmatoimittajat tekivät kevään aikana korjauksia määrityksiin ja tulorekisteri tarkensi ohjeitaan. Lisäksi tulorekisterin raportointimahdollisuudet kehittyivät ja vuoden 2020 alussa päästiin täsmäyttämään tehokkaammin tulorekisteriin siirtyneitä tietoja, kertovat palveluasiantuntijamme Amanda Jokinen, Terhi Korhola ja Heli Virtanen melkein yhteen ääneen.
Helpotusta ja haasteita sopivassa suhteessa
Ilmoitukset verottajalle kuukausittain ja verottajan vuosi-ilmoitus ovat jääneet pois, mikä on helpottanut ainakin vuoden vaihteen kiireitä. Myös eläkeyhtiölle tehtävät palvelussuhdeilmoitukset ovat historiaa.
Monta muuttuvaa palikkaa
Tulorekisterin viiden päivän ilmoitusaikarajan ylittymisestä ei vuonna 2019 tullut sanktioita. Puuttuvista tulorekisteri-ilmoituksista saattoi syntyä haasteita ennakonpidätysten tilittämisessä Verohallinnolle. Ennakonpidätykset tilitettiin toteutuneiden pidätysten mukaan, mutta Verohallinto palautti osan tilitetyistä ennakonpidätyksistä ilmoitustietojen puuttuessa. Kun Tulorekisteriin ilmoitettavat tiedot saatiin ajan tasalle, saattoi Verohallinto asettaa myöhästyneiden ilmoitusten ennakonpidätyssummista viivästyskorkoa.
Palkkojen takaisinperinnät ovat tuoneet haasteita sosiaaliturvamaksujen tilityksiin. Tulorekisterin kautta tehtävät korjaukset koetaan helpoiksi. Korjaukset ruuhkautuivat loppuvuoteen 2019 ja vielä vuoden 2020 alkuun. Kaikesta huolimatta ilmoitukset saatiin korjattua ennen kuin verottaja lähetti vuoden 2019 veroehdotukset palkansaajille.
Matka- ja kuluhallinnassa haasteet jäivät selkeästi hyötyjä vähäisemmiksi. Isona hyötynä koettiin mm. se, että enää ei tarvita kerran vuodessa tapahtuvaa vuosi-ilmoitusta. Nyt ilmoituksia tehdään pitkin vuotta saman tien. Myös työaikaa säästyy, iloitaan TEM-matka- ja kuluhallinnassa.
Vuosi 2020 tuo lisää helpotusta
Tämän vuoden odotetaan tuovan lisää helpotusta palkanlaskennan työhön, kun mm. työttömyyskassat, Kela ja Tilastokeskus siirtyvät tulorekisterin käyttöön. Palkkatodistukset, työnantajailmoitukset Kelaan ja mm. Tilastokeskuksen ns. lokakuun tilaston tiedot saadaan tulorekisteristä.
Vuoden 2020 muutokset
Tulorekisteri-ilmoittamiseen on tämän vuoden alusta tullut muutamia muutoksia:
- Palkkaennakoiden ilmoittamisaikaa pidennetty. On mahdollista ilmoittaa palkkaennakko tulorekisteriin vasta samalla palkanmaksukaudella maksettavan palkan ilmoittamisen yhteydessä. Ei tarvitse tehdä omaa palkkatietoilmoitusta. Tämä käytäntö edellyttää, että molemmat maksut maksetaan saman kalenterikuukauden aikana.
- Myöhästymismaksua koskevaa siirtymäaikaa on jatkettu vuoden 2020 loppuun asti
- Siviilipalveluksen päivä- ja ruokarahamaksatukset siirretään ostoreskontrasta palkkajärjestelmään
Uusia hyötyjä kunta- ja kuntayhtymäorganisaatioille
Tämän vuoden uusia tulorekisterin käyttäjiä ovat mm. Työllisyysrahasto (aikuiskoulutusetuudet), Tilastokeskus, vahinkovakuutusyhtiöt, työttömyyskassat ja kunnat ja kuntayhtymät.
Kunnat ja kuntayhtymät voivat tämän vuoden alusta hyödyntää tulorekisteriin ilmoitettuja palkkatietoja mm. varhaiskasvatuksen ja sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksujen määräämiseen sekä sosiaalisessa luototuksessa. Näin nopeutuu palkkatietojen saaminen. Käytännössä tämä tarkoittaa, että esimerkiksi päivähoitomaksun määrittelyä varten kunta saa ansiotiedot suoraan tulorekisteristä eikä asiakkaan tarvitse toimittaa palkkatodistusta.
Käyttö edellyttää tietoluvan hakemista sekä pääkäyttäjän nimeämistä tulorekisterin käyttöön. Kunnan pääkäyttäjä tekee myös valtuutukset muille kunnan nimeämille käyttäjille.
Lisätietoja kuntien ja kuntayhtymien tulorekisterin käytöstä alla olevasta Kuntaliiton linkistä
Provincia Oy