ESS-itseasiointijärjestelmän rinnalle kehitetty OSS tukee henkilöstöjohtamista.
OSS-järjestelmä täydentää työntekijällä ja esimiehellä käytössä olevaa ESS-itseasiointipalvelua. Järjestelmä mahdollistaa koulutusten hallinnan, keskustelut sekä henkilöstön osaamisen ja kehittämisen seurannan. OSS-järjestelmän avulla seurataan kehityskeskusteluiden pohjalta tehtyjä kehittämissuunnitelmia, tavoitteita sekä määriteltyjä koulutustarpeita ja suoritettuja koulutuksia.
ESS ja OSS kuuluvat Visman tuoteperheeseen. Tuttavallisesti sanotaankin, että Ossia ei ole ilman Essiä – Essi ja Ossi kulkevat käsi kädessä.
Automatisoinnin iloja
Henkilöstöpäällikkö Sanna Nieminen iloitsee automatisoinnin hyödyistä. Asiakas saa OSSista täydentävän moduulin henkilöstöhallinnon toimintoihin (Personec F ja ESS) ja mahdollisuuden automatisoida sekä tehostaa henkilöstön kehittämisen prosesseja. OSS -järjestelmä auttaa luomaan yhtenäiset toimintatavat ja selkeät prosessit osaamisen johtamiseen.
”OSSin käyttöönotto on kevyt ja sen voi viedä läpi hyvin lyhyessäkin ajassa. Tärkeää on, että asiakas pohtii ja valmistelee mahdollisuuksien mukaan toimintamallien sisältöä ennakkoon ennen projektia – mitkä ovat omia avainosaamisia (strateginen taso), prosessien tarkastelu (operatiivinen taso) ja kehityskeskustelut ja koulutukset (yksilötaso).” Sanna kertoo.
Käytännön hyötyjä ja etuja koko organisaatiolle
Erityisasiantuntijamme Kaisa Kilponen kertoo, että OSS-järjestelmän avulla koulutuskorvausraportit ovat helposti saatavilla. Kun sisäisiä koulutuksia ylläpidetään järjestelmässä, riittää, että henkilö ilmoittautuu koulutukseen. Tällöin jokaisen koulutukseen osallistuvan ei tarvitse erikseen täyttää hakemukselle koulutuksen lisätietoja kuten kestoa ja järjestäjää. Koulutuksista lähtee myös käyttäjille automaattisesti palautekyselyitä, joiden pohjalta saadaan tietoa koulutusten laadusta ja vaikuttavuudesta.
Kehityskeskustelut tallentuvat sähköisiksi dokumenteiksi, jotka arkistoituvat järjestelmään. Tällöin tulostaminen ja mapittaminen jää pois. Lisäksi HR voi seurata keskusteluprosessin edistymistä reaaliajassa.
Osaamisten hallinnan avulla osaamisia seurataan sähköisesti henkilöittäin ja osaamisittain, jolloin mahdolliset osaamisvajeet ja kriittiset osaamiset ovat helpommin tunnistettavissa.
Tavoitteiden seuraaminen koko organisaatiotasolla helpottuu, kun tiedot ovat sähköisessä muodossa ja järjestelmä lähettää automaattisia muistutuksia kirjatuista ja voimassaolevista tavoitteista.
OSS-käyttöönottoprojektin kokemuksia ja odotuksia Provinciassa
Provincian OSS-järjestelmän käyttöprojektia alettiin suunnitella tammikuussa 2020. OSS -järjestelmän käyttöönotto oli yksi uuden strategiamme kehityshankkeista. Strategiassa kehityshankkeen toteutus oli aikataulutettu keväälle, joten projektin aikataulu sovittiin maaliskuu – toukokuu väliselle ajalle. Ossin tuotantokäyttöön siirtymisellä on riippuvuus Provincian ja Visman Saas -siirtoprojektin kanssa, joten olemme sopineet Ossin käyttöönoton Provinciassa ajoittuvan kesäkuun alkuun Saas -projektin yliheiton jälkeiselle ajalle.
”Projektin haasteena oli, ettemme olleet ehtineet tehdä sisältöä valmistelevaa työtä tarpeeksi. Mutta kehitystyön tulee jatkua Ossissa käyttöönoton jälkeenkin. Ossi mahdollistaa joustavat muutokset, joita voi päivittää järjestelmään kevyillä toimenpiteillä.” Sanna Nieminen kertoo.
”OSS -järjestelmän odotetaan antavan meille työkalun ja sovitut toimintamallit osaamisen johtamiseen. Osaamisen johtamisen tekee haastavaksi tällä hetkellä huima määrä olemassa olevaa tietoa, joka lisääntyy jatkuvasti. Osaamiselta odotetaan nopeaa kehittymistä ja asiakkaiden tieto- ja vaatimustasot ovat nousseet. Lisäksi muutosta on aina vaikeampaa ennakoida tai ennustaa. Organisaation kehittyminen edellyttää sen työntekijöiden kehittymistä. Odotukset Oss -järjestelmää kohtaan liittyvät edellä mainittujen tilanteiden hallintaan ja henkilöstön osaamisen varmistamiseen.” Sanna Nieminen mainitsee.
Erityisasiantuntijamme Kaisa Kilponen on työskennellyt 10 vuoden ajan Provincian palveluksessa ja hän toimii OSS-käyttöönottoprojekteissa projektipäällikkönä. Kaisalla on usean vuoden kokemus sähköisten itsepalvelujärjestelmien pääkäyttäjänä toimimisesta ja hänellä on kokemusta erilaisissa palkanlaskennan tehtävissä toimimisesta aina palkanmaksusta tilityksiin ja asiakaspalvelurajapinnassa työskentelyyn.
Kerromme mielellämme lisää, ota yhteyttä ja jätä yhteystietosi, niin olemme sinuun yhteydessä.
OSS on järjestelmä osaamisen ja suorituksen strategiseen suunnitteluun. OSS koostuu neljästä keskeisestä moduulista, joista asiakas voi valita käyttöönsä haluamansa:
- Koulutukset
- Keskustelut
- Osaaminen
- Tavoitteet
OSS-prosessin tukena on sähköpostiliikenne, joka informoi ja muistuttaa avoinna olevista asioista.
OSS pähkinänkuoressa
Koulutukset
Koulutusmoduulin avulla hallinnoidaan ja automatisoidaan koulutusprosessi koulutustarpeiden kartoituksesta tietojen automaattiseen kirjaamiseen asti. Koulutusten laadun ja vaikuttavuuden seuranta tapahtuu järjestelmässä kuten myös koulutuskorvausraportointi.
Keskustelut
Organisaatio pystyy itse rakentamaan eri henkilöstöryhmille keskusteluiden tueksi kunkin tarpeita vastaavat monipuoliset lomakkeet. Kehityskeskustelut, ryhmäkehityskeskustelut, perehdytyskeskustelut ja varhaisen tuen keskustelut löytyvätkin usein OSS-järjestelmästä. Osapuolet voivat valmistautua etukäteen keskusteluun, jonka lomake jää talteen myöhempää tarkastelua varten.
Osaamisen kartoitus ja hallinta
Osaamiset-moduulin avulla seurataan ja arvioidaan organisaation toiminnalle tärkeää osaamispääomaa. Kriittisiin osaamistarpeisiin pystytään tällöin varautumaan ja reagoimaan hyvissä ajoin. Tulevaisuuden osaamisten tunnistaminen ja niiden kehittämiseen varautuminen tehostuvat.
Tavoitteet
Tavoitteet toimivat esimiesten ja henkilöstön dynaamisena työkaluna, johon asetetut tavoitteet kirjataan ja niiden edistymistä voidaan seurata keskitetysti. Järjestelmä muistuttaa työntekijää ja esimiestä sovitusta tavoitteesta, jolloin tavoitetta n helppo seurata ja toimintatapa ohjaa tavoitteen sisältöäkin konkreettisempaan ja mitattavampaan suuntaan.