Asikkalan kunnan talousjohtaja Aapo Pispa tietää, mitä toimiva yhteistyö vaatii: luottamusta, kumppanuutta ja vahvaa asiantuntijuutta. Tästä kaikesta Asikkala ja Provincia on saanut nauttia jo yli kymmenen vuoden ajan. Henkilöstö- ja palkkahallinnon palveluiden lisäksi Provincia hoitaa jatkossa myös kunnan ICT-tarpeet. Näin Asikkala pystyy keskittymään entistä enemmän kuntalaisten sujuvamman arjen suunnitteluun.
”Yhtenä omistajista Asikkalan kunnalla on vahva yhteistyösuhde Provinciaan. Vaikka kustannustehokkuus ja paikallisuus ovat tärkeitä tekijöitä palveluntarjoajan valinnassa, olennaisinta on loppupeleissä se, että palvelu toimii”, sanoo Pispa. Toimiva palvelu merkitsee Pispalle helppoutta ja huomaamattomuutta. ”Perusprosessit kuten laskun kierrätys ja raportointi eivät näy meillä käytännössä missään. Projektiluontoisten tilinpäätöstenkin jälkeen voi kerta toisensa jälkeen hengähtää ja todeta, että menipä taas helposti”, Pispa toteaa Asikkalan kunnantalolla, keskellä kauneinta Päijät-Hämettä.
Kokonaisvaltaiset palvelut paikallisesti
Kuntaomisteisena yhtiönä Provincia on kuntapuolen henkilöstöhallinnon, neuvonnan ja työehtosopimusten erityisasiantuntija. ”ICT-palveluiden myötä ostamme kaikki taloushallinnon palvelut jatkossa Provincialta. Keskittämisessä on järkeä. Saamme saman katon alta sekä tarvitsemamme erityisasiantuntijuuden että järjestelmätuen. Kun perusrakenne on servereitä myöten kunnossa, me voimme keskittyä suunnittelemaan, mitä käyttäjät todella tarvitsevat. Kumppanuus Provincian kanssa vapauttaa resursseja kehitystyöhön”, Pispa toteaa.
Asikkalassa on otettu hiljattain käyttöön myös uusi taloussuunnittelusovellus. Tyypillisesti järjestelmänvaihdokset ovat kivuliaita ja hitaita prosesseja, mutta nyt siirtymä on sujunut jouhevasti. Kun ohjelma on aidosti käyttäjäystävällinen, myös koulutustarve pienenee. ”Provincialta saatu koulutus voitiin pitää hyvin napakkana, koska ohjelmisto on niin helposti omaksuttavissa. Käyttäjäystävällisyys on meille tärkeää, ja Provincia on selvästi panostanut tähän.”
Pispa toteaa kuitenkin, että järjestelmäntarjoajien puolelta kehitystä saisi edelleen tapahtua. Julkisen sektorin taloushallinnon työkalut voisivat oppia paljon kuluttajapuolen intuitiivisista, joustavista käyttöliittymistä. Esimerkiksi tehokäyttäjät ja tavalliset käyttäjät voitaisiin tuotekehityksessä huomioida paremmin.
Pompottelun sijaan neuvontaa ja yhteistyötä
Asikkalan kunnalla on oma, nimetty kirjanpitäjä Provinciassa. Pitkän yhteistyön ansiosta toimintatavat ovat hioutuneet saumattomasti yhteen. ”Olemme onnekkaita, että olemme voineet pitää vuosien ajan saman, mahtavan kirjanpitäjän. Hänen ammattitaitonsa ja palvelualttiutensa ansiosta yhteistyö on helppoa ja kynnys kysyä neuvoa matala”, Pispa kiittelee.
Myös järjestelmäpuolelle on nimetty yhteyshenkilö. Kunnan oman kirjanpitäjän ei tarvitse pohtia, kehen kussakin tilanteessa ottaa yhteyttä, vaan Provincian yhteyshenkilöt vievät asian ilman pompottelua eteenpäin oikealle taholle.
”Sotemuutosten ja muiden mullistusten myötä toivomme että maakunta tulee käyttämään Provincian palveluita vielä pitkään. Omistaja- ja käyttäjänäkökulmasta palvelu pelaa ja hinnat ovat kohdallaan. Haluamme myös pitää työpaikat Päijät-Hämeessä”, Pispa toteaa. ”Vaikka kilpailevia tarjouksia on tullut, ei meille ole tullut mieleenkään vaihtaa yhteistyökumppania.”